Offices & Paperwork

German Basic Conversation 4

Chapter 4 · Offices & Paperwork: Forms, Official Letters & Authorities

📄 Offices and Paperwork — Behörden und Formulare

Book an appointment at an office, fill in a form, hand in missing documents, ask about the status of an application, react to a refusal and write a short formal letter. The grammar this time is the language of officialdom: the genitive case ("of": die Kopie meines Ausweises), the prepositions that take the genitive (wegen, trotz, während, innerhalb), and the past passive (Ihr Antrag wurde genehmigt).

💬 Six Conversations — Gespräche

Read each one aloud, then check the English. These are formal (Sie) except dialog 6, where two friends work on a letter. Look for the genitive endings -es, -er, -s on the words in bold in the tables below.

① Making an Appointment — Einen Termin vereinbaren

A: Guten Tag, ich möchte einen Termin für die Verlängerung meiner Aufenthaltserlaubnis vereinbaren. Good day, I'd like to make an appointment for the extension of my residence permit.

B: Gern. Wann läuft sie ab? Gladly. When does it expire?

A: Am einunddreißigsten Dezember. On the thirty-first of December.

B: Dann sollten Sie den Antrag möglichst früh stellen. Ich habe einen Termin am zwölften November um neun Uhr. Then you should submit the application as early as possible. I have an appointment on the twelfth of November at nine.

A: Das passt. Was muss ich mitbringen? That suits me. What do I need to bring?

B: Ihren Reisepass, ein aktuelles Foto, eine Kopie Ihres Mietvertrags und die Bescheinigung Ihres Arbeitgebers. Your passport, a recent photo, a copy of your rental contract and your employer's certificate.

A: Können Sie mir das bitte per E-Mail schicken? Could you please send me that by email?

B: Natürlich. Sie bekommen auch eine Bestätigung. Of course. You'll also get a confirmation.

② The Form — Das Formular

A: Entschuldigung, ich verstehe das Formular nicht ganz. Was bedeutet „Familienstand“? Excuse me, I don't quite understand the form. What does "Familienstand" mean?

B: Das ist die Frage, ob Sie ledig, verheiratet oder geschieden sind. That's the question of whether you're single, married or divorced.

A: Und „Staatsangehörigkeit“? And "Staatsangehörigkeit"?

B: Das ist das Land, aus dem Ihr Pass kommt. That's the country your passport comes from.

A: Wo muss ich unterschreiben? Where do I have to sign?

B: Unten rechts, und bitte das Datum nicht vergessen. Wir brauchen auch eine Kopie Ihres Ausweises und der Meldebescheinigung. Bottom right, and please don't forget the date. We also need a copy of your ID and the registration certificate.

③ A Missing Document — Ein Dokument fehlt

A: Leider fehlt noch die Bescheinigung Ihres Arbeitgebers. Unfortunately your employer's certificate is still missing.

B: Kann ich sie nachreichen? Can I send it in later?

A: Ja, innerhalb von zwei Wochen. Sie können sie per Post oder online einreichen. Yes, within two weeks. You can submit it by post or online.

B: Was passiert, wenn ich die Frist verpasse? What happens if I miss the deadline?

A: Dann muss der Antrag neu gestellt werden, und es wird eine neue Gebühr fällig. Then the application has to be submitted again, and a new fee becomes due.

B: Das möchte ich vermeiden. Ich schicke sie noch diese Woche. I'd like to avoid that. I'll send it this week.

A: Wegen des Feiertags ist das Amt am Montag geschlossen. Beachten Sie das bitte. Because of the public holiday the office is closed on Monday. Please bear that in mind.

④ Checking on an Application — Wurde er schon bearbeitet?

A: Guten Tag, ich rufe wegen meines Antrags an. Wurde er schon bearbeitet? Good day, I'm calling about my application. Has it been processed yet?

B: Wie ist Ihr Aktenzeichen? What's your reference number?

A: Das steht oben rechts auf dem Schreiben: 4711. It's at the top right of the letter: 4711.

B: Einen Moment. Ihr Antrag wurde gestern genehmigt. Der Bescheid wurde Ihnen heute per Post geschickt. One moment. Your application was approved yesterday. The notification was sent to you by post today.

A: Wie lange dauert es normalerweise, bis er ankommt? How long does it normally take to arrive?

B: Ein bis drei Tage. Sie müssen nichts mehr tun. One to three days. You don't need to do anything more.

⑤ A Refusal — Mein Antrag wurde abgelehnt

A: Ich habe heute einen Brief bekommen. Mein Antrag wurde abgelehnt. I got a letter today. My application was rejected.

B: Haben Sie den Bescheid dabei? Darf ich ihn lesen? Do you have the notification with you? May I read it?

A: Ja, hier. Ich verstehe die Begründung nicht. Yes, here. I don't understand the reasoning.

B: Dort steht, dass ein Nachweis fehlte. Sie können Widerspruch einlegen. It says a proof was missing. You can lodge an objection.

A: Bis wann muss das geschehen? By when does that have to be done?

B: Das steht am Ende des Schreibens. Meistens gilt eine Frist von einem Monat, und es muss schriftlich geschehen. Sie können sich auch beraten lassen. That's at the end of the letter. Usually a one-month deadline applies, and it has to be in writing. You can also get advice.

⑥ Writing a Letter — Ein Brief an das Amt

A: Kannst du mir helfen, einen Brief an das Amt zu schreiben? Can you help me write a letter to the office?

B: Klar. Fang mit der Anrede an: „Sehr geehrte Damen und Herren“. Sure. Start with the greeting: "Sehr geehrte Damen und Herren".

A: Und danach? And after that?

B: Schreib den Betreff: „Antrag auf Verlängerung meiner Aufenthaltserlaubnis“. Write the subject line: "Application for extension of my residence permit".

A: Wie beginne ich den Text? How do I begin the text?

B: Zum Beispiel: „Hiermit beantrage ich …“. Am Ende schreibst du: „Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.“ For example: "I hereby apply for …". At the end you write: "I am happy to answer any questions."

🗝️ Key Phrases — Wichtige Sätze

You want to…	German	Say it
Book an appointment	Ich möchte einen Termin vereinbaren.	ikh MURKH-tuh INE-en ter-MEEN fair-INE-bah-ren
Say what you want to apply for	Ich möchte die Verlängerung meines Reisepasses beantragen.	ikh MURKH-tuh dee fair-LENG-er-oong MINE-es RY-zuh-pah-ses beh-AHN-trah-gen
Ask what you need	Welche Unterlagen muss ich mitbringen?	VEL-khuh OON-ter-lah-gen MOOS ikh MIT-bring-en
Say you don't understand	Das verstehe ich nicht. Können Sie das einfacher erklären?	dahs fair-SHTAY-uh ikh NIKHT. KUR-nen zee dahs INE-fakh-er er-KLAIR-en
Ask where to sign	Wo muss ich unterschreiben?	voh MOOS ikh oon-ter-SHRY-ben
Offer to send it later	Kann ich das nachreichen?	kahn ikh dahs NAKH-ry-khen
Ask about the status	Wurde mein Antrag schon bearbeitet?	VOOR-duh mine AHN-trahk SHOHN beh-AR-by-tet
Ask about an objection	Wie kann ich Widerspruch einlegen?	vee kahn ikh VEE-der-shprookh INE-lay-gen
Start a formal letter	Hiermit beantrage ich …	HEER-mit beh-AHN-trah-guh ikh

Three verbs — drei Verben

Beantragen ("to apply for") begins with the unstressed prefix be-, so it is not separable and its participle has no ge- (beantragt). Ausfüllen ("to fill in") and einreichen ("to submit") are separable.

Who	beantragen (to apply for)	ausfüllen (to fill in)	einreichen (to submit)
ich	ich beantrage ikh beh-AHN-trah-guh	ich fülle … aus ikh FÜ-luh … ows	ich reiche … ein ikh RY-khuh … ine
du	du beantragst doo beh-AHN-trahkst	du füllst … aus doo fülst … ows	du reichst … ein doo rykhst … ine
er / sie / es	er beantragt air beh-AHN-trahkt	er füllt … aus air fült … ows	er reicht … ein air rykht … ine
Sie	Sie beantragen zee beh-AHN-trah-gen	Sie füllen … aus zee FÜ-len … ows	Sie reichen … ein zee RY-khen … ine

🧩 The Genitive — Der Genitiv

The genitive is the fourth case, and it means "of": die Kopie des Ausweises ("the copy of the ID"), die Bescheinigung Ihres Arbeitgebers ("your employer's certificate"). It is common in official, written and formal German. In everyday speech, people often use von + dative instead (die Kopie von meinem Ausweis), and you can do the same, but in forms and letters you'll need the genitive.

Gender	the	a / my	Noun ending	Example
der — masculine	des	eines / meines	+ -s or -es	die Kopie des Ausweises, meines Reisepasses
die — feminine	der	einer / meiner	none	die Adresse der Firma, meiner Frau
das — neuter	des	eines / meines	+ -s or -es	die Öffnungszeiten des Amtes, meines Kindes
plural	der	— / meiner	none	die Kopien der Dokumente, meiner Eltern

Three Things to Remember 1. The -s: masculine and neuter nouns add -es if they're short (one syllable) or end in -s, -ß, -x, -z, -sch (des Amtes, des Hauses, des Ausweises) and -s otherwise (des Arbeitgebers, des Mietvertrags). 2. Adjectives: after an article in the genitive, an adjective always ends in -en: die Adresse des neuen Amtes, der neuen Firma. 3. Names: just add -s with no apostrophe: Annas Antrag, Toms Pass.

Prepositions that take the genitive

Preposition	Meaning	Example
wegen	because of	Wegen des Feiertags ist das Amt geschlossen.
trotz	despite	Trotz der Frist hat er den Antrag zu spät gestellt.
während	during	Während der Öffnungszeiten können Sie anrufen.
innerhalb	within	Innerhalb eines Monats muss er eingereicht werden.
außerhalb	outside of	Außerhalb der Sprechzeiten ist niemand da.
statt / anstatt	instead of	Statt eines Briefes können Sie eine E-Mail schicken.

With a plural noun that has no article, the genitive can't show itself, so German uses von + dative: innerhalb von zwei Wochen, innerhalb von drei Tagen. Don't confuse the preposition während ("during", genitive) with the conjunction während ("while", verb last, Chapter 2).

⏮️ The Past Passive — Das Passiv in der Vergangenheit

Official letters and notifications report what was done to your application using wurde / wurden + past participle. You know the present passive (wird … geprüft) from Course 3, Chapter 11. Just change wird → wurde.

Who	werden → wurde	Example
ich	wurde	Ich wurde zum Termin eingeladen.
du	wurdest	Du wurdest informiert.
er / sie / es	wurde	Der Antrag wurde genehmigt.
wir	wurden	Wir wurden gebeten, Unterlagen mitzubringen.
ihr	wurdet	Ihr wurdet benachrichtigt.
sie / Sie	wurden	Ihre Unterlagen wurden geprüft.

Present passive	Past passive	Active (what people say)
Der Antrag wird geprüft.	Der Antrag wurde geprüft.	Wir haben den Antrag geprüft.
Die Unterlagen werden kopiert.	Die Unterlagen wurden kopiert.	Wir haben die Unterlagen kopiert.
Sie werden informiert.	Sie wurden informiert.	Wir haben Sie informiert.

Not the Same as "became" Wurde is also the past of werden meaning "became": Ich wurde müde ("I got tired"). Tell the two apart by the end of the sentence: a participle at the end (wurde genehmigt) means passive, and no participle (wurde müde) means "became". In speaking, people prefer the active Perfekt (Wir haben Ihren Antrag genehmigt); the past passive is mostly something you read in letters and news.

📝 Forms and Official Words — Formulare

Field on a form	Say it	English
der Familienname / der Vorname	fah-MEE-lee-en-nah-muh / FOR-nah-muh	surname / first name
das Geburtsdatum / der Geburtsort	geh-BOORTS-dah-toom / geh-BOORTS-ort	date of birth / place of birth
die Staatsangehörigkeit	SHTAHTS-ahn-geh-hur-ikh-kite	nationality
die Anschrift / die Adresse	AHN-shrift / ah-DRES-uh	address
der Familienstand (ledig, verheiratet, geschieden)	fah-MEE-lee-en-shtahnt (LAY-dikh, fair-HY-rah-tet, geh-SHEE-den)	marital status (single, married, divorced)
die Unterschrift / das Datum	OON-ter-shrift / DAH-toom	signature / date
das Aktenzeichen	AHK-ten-tsy-khen	reference number
die Sprechzeiten / die Öffnungszeiten	SHPREKH-tsy-ten / URF-noongs-tsy-ten	office hours / opening times

A short formal letter — Ein formeller Brief

Betreff: Antrag auf Verlängerung meiner Aufenthaltserlaubnis

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit beantrage ich die Verlängerung meiner Aufenthaltserlaubnis, die am 31. Dezember abläuft. Anbei erhalten Sie eine Kopie meines Reisepasses, die Bescheinigung meines Arbeitgebers und eine Kopie meines Mietvertrags.

Ich bitte Sie, mir einen Termin mitzuteilen. Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Tom Miller

📖 Reading — Lesen

An official notification, in the style of a letter from an office (an invented example). Look for the past passive and the genitive.

Bescheid über Ihren Antrag (Beispiel)

Sehr geehrter Herr Miller,

Ihr Antrag vom 12. November wurde geprüft und genehmigt. Die Gebühr in Höhe von fünfzig Euro wurde bereits bei Ihrem Termin bezahlt. Ihre neue Aufenthaltserlaubnis wurde bestellt und kann innerhalb von drei Wochen im Amt abgeholt werden.

Bitte bringen Sie zur Abholung Ihren Reisepass und diesen Bescheid mit. Wegen der Feiertage ist das Amt vom 24. Dezember bis zum 1. Januar geschlossen.

Mit freundlichen Grüßen

German	English
prüfen (geprüft)	to check, examine
genehmigen (genehmigt)	to approve
die Gebühr in Höhe von …	the fee of …
bestellen (bestellt)	to order
abholen	to collect

Richtig oder falsch? (True or false?)

Show questions and answers

1. Der Antrag wurde genehmigt. → Richtig.
2. Die Gebühr muss noch bezahlt werden. → Falsch (sie wurde bereits bezahlt).
3. Die neue Aufenthaltserlaubnis kann innerhalb von drei Wochen abgeholt werden. → Richtig.
4. Man soll nur den Bescheid mitbringen. → Falsch (auch den Reisepass).
5. Das Amt ist über Weihnachten und Neujahr geschlossen. → Richtig (24. Dezember bis 1. Januar).
Tip: find the verbs with wurde and the participle (geprüft, genehmigt, bezahlt, bestellt), and ask who must have done each action.

📖 Vocabulary — Wortschatz

20 key words and phrases from this chapter (form fields are in the table above).

#	German	Say it	English	Type	Note
1	beantragen	beh-AHN-trah-gen	to apply for	verb	einen Antrag stellen
2	ausfüllen	OWS-fül-en	to fill in (a form)	verb	ich fülle … aus
3	einreichen	INE-ry-khen	to submit, hand in	verb	ich reiche … ein
4	genehmigen	geh-NAY-mi-gen	to approve	verb	genehmigt
5	ablehnen	AHP-lay-nen	to reject, decline	verb	abgelehnt
6	nachreichen	NAKH-ry-khen	to hand in later	verb	ich reiche … nach
7	der Antrag	AHN-trahk	application	noun	plural: Anträge
8	das Formular	for-moo-LAR	form	noun	plural: -e
9	die Unterlagen	OON-ter-lah-gen	documents, papers	noun	plural only
10	der Bescheid	beh-SHITE	official notification, decision	noun	plural: -e
11	die Gebühr	geh-BÜR	fee	noun	plural: -en
12	die Frist	frist	deadline, time limit	noun	die Frist einhalten
13	der Widerspruch	VEE-der-shprookh	objection, appeal	noun	Widerspruch einlegen
14	die Behörde	beh-HUR-duh	authority, public office	noun	das Amt (informal)
15	der Nachweis	NAKH-vice	proof, evidence	noun	einen Nachweis erbringen
16	die Unterschrift	OON-ter-shrift	signature	noun	unterschreiben = to sign
17	das Schreiben	SHRY-ben	(official) letter	noun	from schreiben
18	zuständig	TSOO-shten-dikh	responsible, competent	adj	das zuständige Amt
19	gültig	GÜL-tikh	valid	adj	gültig bis …
20	Hiermit beantrage ich …	HEER-mit beh-AHN-trah-guh ikh	I hereby apply for …	phrase	formal letter opening

Real German Tip — Appointments, Originals and Deadlines Many offices in Germany, such as the Bürgeramt or the foreigners' office (Ausländerbehörde), work mainly by appointment (Termin), often booked online and sometimes weeks ahead, so start early. Bring the originals and copies of every document, in a folder, and make a note of the Aktenzeichen on every letter you receive. Deadlines (Fristen) are strict, so keep copies of everything you send, and consider sending important documents in a way that proves they arrived. What each office needs differs from place to place, so confirm the exact list when you book.

Real German Tip — Official German Is Hard, Even for Germans Amtsdeutsch (the language of offices) is full of long nouns, passives and the genitive, and native speakers also find it heavy. Don't be shy about asking: Entschuldigung, können Sie das bitte einfacher erklären? or Können Sie mir sagen, was ich genau tun muss? Clerks are used to the question, and many offices provide guidance in plain language (Einfache Sprache) or in English.

✍️ Try It Yourself — Übungen

Say or write each answer first, then click to check. Watch the genitive endings.

1. Say you want to apply for the extension of your residence permit (die Aufenthaltserlaubnis).

Show answer

Ich möchte die Verlängerung meiner Aufenthaltserlaubnis beantragen. (Feminine genitive: meiner, no noun ending.)

2. Ask whether they need a copy of your ID card (der Ausweis).

Show answer

Brauchen Sie eine Kopie meines Ausweises? (Masculine genitive: meines Ausweises.)

3. Say you'll send the document in within two weeks.

Show answer

Ich reiche das Dokument innerhalb von zwei Wochen nach. (Innerhalb von + dative plural; nachreichen splits.)

4. Say the office is closed because of the public holiday (der Feiertag).

Show answer

Wegen des Feiertags ist das Amt geschlossen. (Wegen + genitive: des Feiertags.)

5. Say that your application was approved yesterday (past passive).

Show answer

Mein Antrag wurde gestern genehmigt. (Wurde + participle genehmigt, which has no ge-.)

6. Write the opening of a formal letter applying for the extension of your passport (der Reisepass).

Show answer

Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit beantrage ich die Verlängerung meines Reisepasses. (Meines Reisepasses: masculine genitive, with -es after a word ending in -s.)

Coming Up in Chapter 5 You can now cope with forms and official letters, and read the genitive. Next: learning and education: enrolling on a course, studying, exams and talking about what you're learning, with more of the participle and clause patterns used in longer texts.