At Work
German Basic Conversation 3
Chapter 6 · At Work: Meetings, Emails & Colleagues
🏢 At Work — Im Büro
Welcome a new colleague, take part in a meeting, agree deadlines, ask for something politely, write a short email, and phone in sick. The grammar this time covers the imperative (giving instructions and requests), wenn clauses ("if" and "whenever"), and the layout and phrases of a German email.
💬 Six Short Conversations — Gespräche
Read each one aloud, using the pronunciation line. CAPITALS show the stressed part of a word. The first four are formal (Sie); dialog 5 is between colleagues who say du.
① A New Colleague — Willkommen im Team!
A:
Willkommen im Team! Ich zeige Ihnen Ihren Arbeitsplatz.
vil-KOM-en im TEEM! ikh TSY-guh EE-nen EE-ren AR-bites-plahts
Welcome to the team! I'll show you your workplace.
B:
Vielen Dank. Wo ist die Kantine?
FEE-len DAHNK. voh ist dee kahn-TEE-nuh
Thank you very much. Where is the canteen?
A:
Im Erdgeschoss, neben dem Eingang.
im AIRT-geh-shos, NAY-ben dem INE-gahng
On the ground floor, next to the entrance.
B:
Und das Passwort für den Computer?
oont dahs PAHS-vort für dain kom-PYOO-ter
And the password for the computer?
A:
Das bekommen Sie von der IT-Abteilung.
dahs beh-KOM-en zee fon dair ee-TAY-ahp-ty-loong
You'll get that from the IT department.
② Starting the Meeting — Die Besprechung
A:
Wir beginnen. Die Tagesordnung hat drei Punkte.
veer beh-GIN-en. dee TAH-ges-ord-noong haht DRY POONK-tuh
Let's begin. The agenda has three items.
B:
Wer schreibt das Protokoll?
vair SHRYPT dahs proh-toh-KOL
Who's writing the minutes?
A:
Das mache ich. Erster Punkt: das neue Projekt.
dahs MAH-khuh IKH. AIRS-ter POONKT: dahs NOY-uh pro-YEKT
I'll do that. First item: the new project.
B:
Entschuldigung, ich bin leider zu spät.
ent-SHOOL-dee-goong, ikh bin LY-der tsoo SHPAYT
Sorry, I'm afraid I'm late.
③ Deadlines — Bis wann?
A:
Ich habe eine Frage. Wann ist die Frist für das Projekt?
ikh HAH-buh INE-uh FRAH-guh. vahn ist dee FRIST für dahs pro-YEKT
I have a question. When is the deadline for the project?
B:
Wenn alles gut läuft, ist es Ende Oktober fertig.
ven AHL-es GOOT LOYFT, ist es EN-duh ok-TOH-ber FER-tikh
If everything goes well, it'll be finished at the end of October.
A:
Bis wann brauchen Sie die Zahlen?
bis VAHN BROW-khen zee dee TSAH-len
By when do you need the figures?
B:
Bis Freitag, bitte.
bis FRY-tahk, BI-tuh
By Friday, please.
④ A Request — Schicken Sie mir bitte die Datei
A:
Schicken Sie mir bitte die Datei bis heute Abend.
SHI-ken zee meer BI-tuh dee DAH-tye bis HOY-tuh AH-bent
Please send me the file by this evening.
B:
Gern. Soll ich sie auch Frau Keller schicken?
GAIRN. zol ikh zee owkh FROW KEL-er SHI-ken
Gladly. Should I send it to Ms Keller as well?
A:
Ja, bitte. Und rufen Sie mich an, wenn es Probleme gibt.
yah, BI-tuh. oont ROO-fen zee mikh AHN, ven es pro-BLAY-muh GIPT
Yes, please. And call me if there are any problems.
B:
Mache ich.
MAH-khuh IKH
Will do.
⑤ Between Colleagues — Gehst du mit in die Kantine?
A:
Gehst du mit in die Kantine?
GAYST doo MIT in dee kahn-TEE-nuh
Are you coming to the canteen?
B:
Ja, gern. Ich muss nur noch eine E-Mail schreiben.
yah, GAIRN. ikh MOOS NOOR nokh INE-uh EE-mayl SHRY-ben
Yes, gladly. I just have to write one more email.
A:
Kein Problem. Komm einfach nach, wenn du fertig bist.
kine pro-BLAYM. KOM INE-fahkh NAKH, ven doo FER-tikh BIST
No problem. Just follow when you're done.
B:
Super. Warte bitte fünf Minuten.
ZOO-per. VAR-tuh BI-tuh FÜNF mee-NOO-ten
Great. Wait five minutes, please.
⑥ Off Sick — Ich bin leider krank
A:
Guten Morgen, hier ist Anna Meyer. Ich bin leider krank und kann heute nicht kommen.
GOO-ten MOR-gen, HEER ist AH-nah MY-er. ikh bin LY-der KRAHNK oont kahn HOY-tuh NIKHT KOM-en
Good morning, this is Anna Meyer. I'm afraid I'm ill and can't come in today.
B:
Oh, das tut mir leid. Gute Besserung!
oh, dahs TOOT meer LITE. GOO-tuh BES-eh-roong
Oh, I'm sorry to hear that. Get well soon!
A:
Ich schicke Ihnen die Krankmeldung per E-Mail.
ikh SHI-kuh EE-nen dee KRAHNK-mel-doong pair EE-mayl
I'll send you the sick note by email.
B:
Danke. Melden Sie sich, wenn Sie wieder gesund sind.
DAHN-kuh. MEL-den zee ZIKH, ven zee VEE-der geh-ZOONT zint
Thanks. Get in touch when you're well again.
🗝️ Key Phrases — Wichtige Sätze
| You want to… | German | Say it |
|---|---|---|
| Welcome someone | Willkommen im Team! | vil-KOM-en im TEEM |
| Ask by when | Bis wann brauchen Sie das? | bis VAHN BROW-khen zee DAHS |
| Ask for something to be sent | Schicken Sie mir bitte die Datei. | SHI-ken zee meer BI-tuh dee DAH-tye |
| Promise to do it | Das erledige ich bis Freitag. | dahs er-LAY-dee-guh ikh bis FRY-tahk |
| Say you can't attend | Ich kann leider nicht teilnehmen. | ikh kahn LY-der nikht TILE-nay-men |
| Ask to postpone | Können wir den Termin verschieben? | KUR-nen veer dain ter-MEEN fair-SHEE-ben |
| Ask someone to call | Rufen Sie mich an, wenn es Probleme gibt. | ROO-fen zee mikh AHN, ven es pro-BLAY-muh GIPT |
| Report in sick | Ich bin krank und kann heute nicht kommen. | ikh bin KRAHNK oont kahn HOY-tuh nikht KOM-en |
| Wish someone well | Gute Besserung! | GOO-tuh BES-eh-roong |
Three verbs — drei Verben
Schreiben is regular. Besprechen ("to discuss") changes its vowel in du and er (du besprichst) and is not separable. Teilnehmen ("to take part") is separable and takes an + dative: Ich nehme an der Besprechung teil.
| Who | schreiben (to write) | besprechen (to discuss) | teilnehmen (to take part) |
|---|---|---|---|
| ich | ich schreibe ikh SHRY-buh | ich bespreche ikh beh-SHPREKH-uh | ich nehme … teil ikh NAY-muh … tile |
| du | du schreibst doo shrypst | du besprichst doo beh-SHPRIKHST | du nimmst … teil doo nimst … tile |
| er / sie / es | er schreibt air shrypt | er bespricht air beh-SHPRIKHT | er nimmt … teil air nimt … tile |
| Sie | Sie schreiben zee SHRY-ben | Sie besprechen zee beh-SHPREKH-en | Sie nehmen … teil zee NAY-men … tile |
🧩 The Imperative — Der Imperativ
The imperative gives instructions and requests. German has three forms, one for each way of saying "you", and you've already used the polite one all through this course (Schicken Sie mir …, Rufen Sie an).
| Verb | Sie (formal) | du (one friend) | ihr (several friends) |
|---|---|---|---|
| schicken | Schicken Sie! | Schick! | Schickt! |
| warten | Warten Sie! | Warte! | Wartet! |
| kommen | Kommen Sie! | Komm! | Kommt! |
| anrufen | Rufen Sie an! | Ruf an! | Ruft an! |
| lesen | Lesen Sie! | Lies! | Lest! |
| geben | Geben Sie! | Gib! | Gebt! |
| sein | Seien Sie! | Sei! | Seid! |
How to Build Each Form
Sie: the infinitive + Sie, with Sie after the verb (Schicken Sie). du: the verb stem with no ending (komm, schick); verbs ending in -t, -d or two consonants keep an -e for ease of speaking (warte). Verbs with e → i in the present keep the change (lies, gib, nimm), but umlauts disappear (fahr, not fähr). ihr: the same as the ihr present form (kommt, wartet). A separable verb sends its prefix to the end: Ruf mich an! And sein is irregular: Seien Sie, Sei, Seid.
Softening an Order
A bare imperative can sound abrupt, so add bitte (Schicken Sie mir bitte die Datei), or turn the request into a question: Können Sie mir bitte die Datei schicken? In a business setting, an even more polite version is Könnten Sie mir bitte die Datei schicken? This könnten ("could") belongs to the "would / could" forms that are explained in Chapter 10. Learn it now as a ready-made polite opening.
🔀 wenn — "If" and "Whenever"
Wenn works like weil, ob and dass from the last chapters: the conjugated verb goes to the end of the wenn part. It means "if" (a condition) and "whenever / when" (something that happens in the present or future).
| wenn at the end | wenn at the start |
|---|---|
| Rufen Sie mich an, wenn es Probleme gibt. | Wenn es Probleme gibt, rufen Sie mich an. |
| Ich melde mich, wenn ich fertig bin. | Wenn ich fertig bin, melde ich mich. |
| Wir fangen an, wenn alle da sind. | Wenn alle da sind, fangen wir an. |
| Komm nach, wenn du Zeit hast. | Wenn du Zeit hast, komm nach. |
The Verb Follows the Comma
When the wenn part comes first, the whole clause counts as one "first position" in the main sentence, so the main verb comes straight after the comma: Wenn es Probleme gibt, rufen Sie mich an, not … Sie rufen mich an. You saw the same pattern with weil in Chapter 2.
wenn, wann or als?
Wann is only a question word: Wann beginnt die Besprechung? ("When does the meeting start?"). Wenn is "if" and "whenever": Wenn ich Zeit habe, …. For a single event in the past ("when I was a child"), German uses als, which you'll need in Chapter 7: Als ich ein Kind war, …
📧 Writing an Email — Eine E-Mail schreiben
German business emails follow a fixed shape: a subject line, a greeting, a short, clear message and a closing. Here is a formal one that uses almost everything from this chapter.
Formal Email
Betreff: Besprechung am Donnerstag
Sehr geehrte Frau Keller,
vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider kann ich am Donnerstag nicht an der Besprechung teilnehmen, weil ich einen Kundentermin habe. Könnten wir die Besprechung auf Freitag verschieben? Im Anhang finden Sie die Tagesordnung. Wenn Sie Fragen haben, rufen Sie mich bitte an.
Mit freundlichen Grüßen
Anna Meyer
Sehr geehrte Frau Keller,
vielen Dank für Ihre E-Mail. Leider kann ich am Donnerstag nicht an der Besprechung teilnehmen, weil ich einen Kundentermin habe. Könnten wir die Besprechung auf Freitag verschieben? Im Anhang finden Sie die Tagesordnung. Wenn Sie Fragen haben, rufen Sie mich bitte an.
Mit freundlichen Grüßen
Anna Meyer
Informal Email (to a colleague you say "du" to)
Betreff: Datei für morgen
Hallo Tom,
kannst du mir bitte die Datei schicken? Ich brauche sie bis heute Abend. Danke dir!
Viele Grüße
Anna
Hallo Tom,
kannst du mir bitte die Datei schicken? Ich brauche sie bis heute Abend. Danke dir!
Viele Grüße
Anna
| Part | Formal | Informal |
|---|---|---|
| Greeting (a man) | Sehr geehrter Herr Keller, | Lieber Tom, / Hallo Tom, |
| Greeting (a woman) | Sehr geehrte Frau Keller, | Liebe Anna, / Hallo Anna, |
| Greeting (unknown person) | Sehr geehrte Damen und Herren, | – |
| Opening line | Vielen Dank für Ihre E-Mail. | Danke für deine Nachricht! |
| Attachment | Im Anhang finden Sie … | Im Anhang ist … |
| Closing line | Ich freue mich auf Ihre Antwort. | Melde dich einfach. |
| Sign-off | Mit freundlichen Grüßen | Viele Grüße / Liebe Grüße |
Note the lowercase after the greeting's comma (vielen Dank), and that Sie, Ihr, Ihnen are always capitalised in formal writing, while du, dein, dir are lower case.
🖥️ In the Office — Im Büro
| English | German | Say it |
|---|---|---|
| subject line | der Betreff | beh-TREF |
| copy (cc) | die Kopie / in Kopie | koh-PEE / in koh-PEE |
| meeting room | der Besprechungsraum | beh-SHPREKH-oongs-rowm |
| video conference | die Videokonferenz | VEE-deh-oh-kon-feh-rents |
| working from home | das Homeoffice | HOHM-of-iss |
| printer | der Drucker | DROO-ker |
| password | das Passwort | PAHS-vort |
| customer / client | der Kunde / die Kundin | KOON-duh / KOON-din |
| boss | der Chef / die Chefin | shef / SHEF-in |
📖 Vocabulary — Wortschatz
20 key words and phrases from this chapter (office words are in the table above).
| # | German | Say it | English | Type | Note |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | besprechen | beh-SHPREKH-en | to discuss | verb | du besprichst |
| 2 | teilnehmen (an) | TILE-nay-men | to take part (in) | verb | + dative |
| 3 | erledigen | er-LAY-dee-gen | to get done, deal with | verb | Das erledige ich. |
| 4 | verschieben | fair-SHEE-ben | to postpone | verb | auf + accusative |
| 5 | absagen | AHP-zah-gen | to cancel (an appointment) | verb | ich sage … ab |
| 6 | weiterleiten | VY-ter-ly-ten | to forward | verb | eine E-Mail weiterleiten |
| 7 | die Besprechung | beh-SHPREKH-oong | meeting | noun | also: das Meeting |
| 8 | die Tagesordnung | TAH-ges-ord-noong | agenda | noun | Tag + Ordnung |
| 9 | das Protokoll | proh-toh-KOL | minutes (of a meeting) | noun | das Protokoll schreiben |
| 10 | die Frist | frist | deadline | noun | die Frist einhalten |
| 11 | die Datei | DAH-tye | file (computer) | noun | plural: -en |
| 12 | der Anhang | AHN-hahng | attachment | noun | im Anhang |
| 13 | der Schreibtisch | SHRYP-tish | desk | noun | schreiben + Tisch |
| 14 | das Büro | bü-ROH | office | noun | im Büro |
| 15 | die Kantine | kahn-TEE-nuh | canteen | noun | in der Kantine |
| 16 | die Pause | POW-zuh | break | noun | Mittagspause = lunch break |
| 17 | die Krankmeldung | KRAHNK-mel-doong | sick note / report of illness | noun | sich krankmelden |
| 18 | dringend | DRING-ent | urgent | adj | eine dringende Frage |
| 19 | fertig | FER-tikh | finished, ready | adj | Ich bin fertig. |
| 20 | Im Anhang finden Sie … | im AHN-hahng FIN-den zee | Attached you will find … | phrase | formal email phrase |
Real German Tip — Sie or du at Work?
Start with Sie and the surname (Frau Keller) with anyone you don't know, including new colleagues, unless the company culture is clearly informal. Many companies, especially in technology, start-ups and creative fields, use du and first names throughout. If you're not sure, wait for the other person to offer: Wir können uns gern duzen ("we can say du"). Usually the older or more senior person makes the offer. Being on time is taken seriously, for meetings above all, and apologising briefly if you are late (Entschuldigung, ich bin zu spät) is expected.
Real German Tip — Calling in Sick
In Germany you're expected to tell your employer as early as possible when you're ill and how long you expect to be away. The usual rule is that a doctor's note (Krankschreibung) is needed if the absence lasts longer than three calendar days, although an employer may ask for one from the first day, so check your contract or ask Ab wann brauche ich eine Krankmeldung vom Arzt?
✍️ Try It Yourself — Übungen
Say each answer out loud first, then click to check. Choose the right imperative form for who you're speaking to.
1. Ask a colleague you call Sie to send you the file, please.
Show answer
Schicken Sie mir bitte die Datei. (Verb first, then Sie.)
2. Ask a friend (du) to wait a moment.
Show answer
Warte bitte kurz. (Stem + -e after -t; no du.)
3. Say you'll call if there are problems.
Show answer
Ich rufe an, wenn es Probleme gibt. (Gibt goes to the end of the wenn part.)
4. Say the same thing, starting with Wenn.
Show answer
Wenn es Probleme gibt, rufe ich an. (The main verb rufe comes straight after the comma.)
5. Say you can't take part in the meeting because you have a customer appointment.
Show answer
Ich kann nicht an der Besprechung teilnehmen, weil ich einen Kundentermin habe. (Teilnehmen goes to the end after kann; an + dative der Besprechung; habe is last after weil.)
6. Ask whether you can postpone the meeting to Friday.
Show answer
Können wir die Besprechung auf Freitag verschieben? (Verschieben auf + a day or time.)
Coming Up in Chapter 7
You can now cope with a working day in German. Next: telling your story: childhood, school and life so far. It's where the past tense of sein and haben (ich war, ich hatte) and als come in.