Phone Calls
German Basic Conversation 2
Chapter 10 · Phone Calls & Making Appointments
📞 Phone Calls & Appointments — Telefonieren und Termine
Answer the phone, ask for the person you want, leave a message, spell your name, and arrange, move or cancel an appointment. The phone is often the hardest place to use a new language, because you can't see the other person — so this chapter also gives you the phrases to ask someone to repeat or speak more slowly.
💬 Six Short Conversations — Gespräche
Read each one aloud, using the pronunciation line. CAPITALS show the stressed part of a word.
① A Call to a Friend — Hier ist Anna
A:
Hallo, hier ist Anna. Hast du einen Moment?
HAH-loh, HEER ist AH-nah. hahst doo INE-en moh-MENT
Hello, it's Anna. Have you got a moment?
B:
Ja, klar. Was gibt's?
yah, KLAR. vahs GIPTS
Yes, sure. What's up?
A:
Wollen wir am Samstag ins Kino gehen?
VOL-en veer ahm ZAHMS-tahk ins KEE-noh GAY-en
Shall we go to the cinema on Saturday?
B:
Gern! Ich rufe dich später an.
GAIRN! ikh ROO-fuh dikh SHPAY-ter AHN
Gladly! I'll call you later.
② A Business Call — Kann ich bitte Frau Keller sprechen?
A:
Firma Schmidt, guten Tag. Weber am Apparat.
FEER-mah SHMIT, GOO-ten TAHK. VAY-ber ahm ah-pah-RAHT
Schmidt Company, good day. Weber speaking.
B:
Guten Tag, hier ist Smith. Kann ich bitte Frau Keller sprechen?
GOO-ten TAHK, HEER ist SMITH. kahn ikh BIT-uh frow KEL-er SHPREKH-en
Good day, this is Smith. Could I speak to Mrs Keller, please?
A:
Einen Moment, ich verbinde Sie. … Leider ist sie gerade am Telefon.
INE-en moh-MENT, ikh fer-BIN-duh ZEE. … LY-der ist zee geh-RAH-duh ahm tay-lay-FOHN
One moment, I'll put you through. … Unfortunately she's on the phone at the moment.
B:
Dann rufe ich später noch einmal an.
dahn ROO-fuh ikh SHPAY-ter nokh INE-mahl AHN
Then I'll call again later.
③ Leaving a Message — Kann ich etwas ausrichten?
A:
Frau Keller ist leider nicht da. Kann ich etwas ausrichten?
frow KEL-er ist LY-der nikht DAH. kahn ikh ET-vahs OWS-rikh-ten
Mrs Keller isn't here, I'm afraid. Can I pass on a message?
B:
Ja, bitte. Rufen Sie mich zurück.
yah, BIT-uh. ROO-fen zee mikh tsoo-RÜK
Yes, please. Ask her to call me back.
A:
Wie ist Ihre Nummer?
VEE ist EE-ruh NOOM-er
What is your number?
B:
Null eins sieben eins, zwei drei vier fünf.
NOOL ines ZEE-ben ines, TSVY dry FEER fünf
Zero one seven one, two three four five.
④ A Bad Line — Können Sie das wiederholen?
A:
Entschuldigung, die Verbindung ist schlecht. Ich verstehe Sie nicht gut.
ent-SHOOL-di-goong, dee fer-BIN-doong ist SHLEKHT. ikh fer-SHTAY-uh zee nikht GOOT
Excuse me, the line is bad. I can't understand you well.
B:
Kein Problem. Ist es jetzt besser?
kine pro-BLAYM. ist es YETST BES-er
No problem. Is it better now?
A:
Ja. Können Sie das bitte wiederholen, und langsamer sprechen?
YAH. KUR-nen zee dahs BIT-uh vee-der-HOH-len, oont LAHNG-zah-mer SHPREKH-en
Yes. Can you repeat that, and speak more slowly?
B:
Natürlich.
nah-TÜR-likh
Of course.
⑤ Arranging a Time — Passt es Ihnen am Dienstag?
A:
Ich möchte einen Termin vereinbaren.
ikh MURKH-tuh INE-en ter-MEEN fer-INE-bah-ren
I'd like to arrange an appointment.
B:
Gern. Passt es Ihnen am Dienstag um zehn Uhr?
GAIRN. PAHST es EE-nen ahm DEENS-tahk oom TSAYN OOR
Gladly. Does Tuesday at ten o'clock suit you?
A:
Leider nicht. Geht es am Mittwoch?
LY-der NIKHT. GAYT es ahm MIT-vokh
Unfortunately not. Is Wednesday possible?
B:
Ja, Mittwoch um elf Uhr passt. Bis dann, auf Wiederhören!
yah, MIT-vokh oom ELF OOR PAHST. bis DAHN, owf VEE-der-hur-ren
Yes, Wednesday at eleven suits. See you then, goodbye!
⑥ Changing an Appointment — Ich muss verschieben
A:
Hier ist Smith. Ich muss meinen Termin am Dienstag leider verschieben.
HEER ist SMITH. ikh MOOS MINE-en ter-MEEN ahm DEENS-tahk LY-der fer-SHEE-ben
This is Smith. I'm afraid I have to move my Tuesday appointment.
B:
Kein Problem. Wann passt es Ihnen?
kine pro-BLAYM. VAHN PAHST es EE-nen
No problem. When would suit you?
A:
Nächste Woche, am Montag?
NEKH-stuh VOKH-uh, ahm MOHN-tahk
Next week, on Monday?
B:
Ja, das geht. Bis Montag!
yah, dahs GAYT. bis MOHN-tahk
Yes, that works. See you Monday!
🗝️ Key Phrases — Wichtige Sätze
| You want to… | German | Say it |
|---|---|---|
| Answer the phone (formal) | Schmidt, guten Tag. / Weber am Apparat. | SHMIT, GOO-ten TAHK / VAY-ber ahm ah-pah-RAHT |
| Say who is calling | Hier ist Smith. | HEER ist SMITH |
| Ask who is calling | Mit wem spreche ich, bitte? | mit VAYM SHPREKH-uh ikh, BIT-uh |
| Ask for someone | Kann ich bitte Frau Keller sprechen? | kahn ikh BIT-uh frow KEL-er SHPREKH-en |
| Put someone through | Einen Moment, ich verbinde Sie. | INE-en moh-MENT, ikh fer-BIN-duh ZEE |
| Say someone is unavailable | Sie ist gerade nicht da. / …in einer Besprechung. | zee ist geh-RAH-duh nikht DAH / in INE-er beh-SHPREKH-oong |
| Offer to take a message | Kann ich etwas ausrichten? | kahn ikh ET-vahs OWS-rikh-ten |
| Ask for a call back | Rufen Sie mich bitte zurück. | ROO-fen zee mikh BIT-uh tsoo-RÜK |
| Ask to repeat / slow down | Können Sie das bitte wiederholen? / …langsamer sprechen? | KUR-nen zee dahs BIT-uh vee-der-HOH-len / LAHNG-zah-mer SHPREKH-en |
| Say goodbye on the phone | Auf Wiederhören! | owf VEE-der-hur-ren |
Three verbs — drei Verben
Sprechen changes its vowel with du and er (du sprichst). Anrufen is separable, as in Chapter 1: Ich rufe dich an. Passen (to suit / fit) is regular and is the everyday verb for appointments: Das passt mir.
| Who | sprechen (to speak) | anrufen (to phone) | passen (to suit) |
|---|---|---|---|
| ich | ich spreche ikh SHPREKH-uh | ich rufe … an ikh ROO-fuh … ahn | ich passe ikh PAH-suh |
| du | du sprichst doo shprikhst | du rufst … an doo roofst … ahn | du passt doo pahst |
| er / sie / es | er spricht air shprikht | er ruft … an air rooft … ahn | es passt es pahst |
| Sie | Sie sprechen zee SHPREKH-en | Sie rufen … an zee ROO-fen … ahn | Sie passen zee PAH-sen |
"Passt es Ihnen?" — Does It Suit You?
Passen with Ihnen / dir / mir is the standard way to check a time: Passt es Ihnen am Dienstag? (informal: Passt es dir am Dienstag?). Answer Das passt (mir) gut or Leider passt es mir nicht. The shorter Geht es am Mittwoch? ("Is Wednesday possible?") and Das geht ("That works") are equally common. As in earlier chapters, Ihnen / dir / mir are learned as chunks; the grammar comes later.
🔤 Spelling Your Name — Buchstabieren
Names get spelled out on the phone, and German letters have their own names. Ask Können Sie das buchstabieren? ("Can you spell that?") or be ready to spell yours: S – M – I – T – H = es – em – ee – tay – hah.
| Letter | Say it | Letter | Say it | Letter | Say it |
|---|---|---|---|---|---|
| A | ah | J | yot | S | es |
| B | bay | K | kah | T | tay |
| C | tsay | L | el | U | oo |
| D | day | M | em | V | fow |
| E | ay | N | en | W | vay |
| F | ef | O | oh | X | iks |
| G | gay | P | pay | Y | ÜP-si-lon |
| H | hah | Q | koo | Z | tset |
| I | ee | R | er | ß | es-TSET |
For the vowels with two dots you say A-Umlaut (ä), O-Umlaut (ö), U-Umlaut (ü), e.g. Müller: M – U-Umlaut – L – L – E – R. Notice that W sounds like English "v", V like "f", J like "yot", and Z is "tset" — these are the ones that surprise English speakers.
📅 Arranging Appointments — Termine
| You want to… | German | Say it |
|---|---|---|
| Arrange one | Ich möchte einen Termin vereinbaren. | ikh MURKH-tuh INE-en ter-MEEN fer-INE-bah-ren |
| Suggest a time | Passt es Ihnen am Dienstag um zehn Uhr? | pahst es EE-nen ahm DEENS-tahk oom TSAYN OOR |
| Accept | Das passt gut. / Das geht. | dahs PAHST GOOT / dahs GAYT |
| Decline | Leider passt es nicht. | LY-der pahst es NIKHT |
| Postpone | Können wir den Termin verschieben? | KUR-nen veer dain ter-MEEN fer-SHEE-ben |
| Cancel | Ich muss den Termin leider absagen. | ikh MOOS dain ter-MEEN LY-der AHP-zah-gen |
| Confirm | Dann bis Mittwoch um elf Uhr. | dahn bis MIT-vokh oom ELF OOR |
Official Times Use the 24-Hour Clock
For appointments, timetables and opening hours, German uses the 24-hour clock: um vierzehn Uhr = 2 pm, um siebzehn Uhr dreißig = 5:30 pm. In everyday speech people still say um zwei Uhr or um halb sechs, and use morgens / nachmittags / abends (Chapter 1) to make the time clear. If you're not sure which is meant on the phone, repeat the time back: Also um vierzehn Uhr, richtig? ("So at 2 pm, right?")
📖 Vocabulary — Wortschatz
20 key words and phrases from this chapter.
| # | German | Say it | English | Type | Note |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | das Telefon | tay-lay-FOHN | telephone | noun | am Telefon = on the phone |
| 2 | die Nummer | NOOM-er | number | noun | Telefonnummer |
| 3 | der Anruf | AHN-roof | phone call | noun | from anrufen |
| 4 | die Nachricht | NAKH-rikht | message | noun | plural: die Nachrichten |
| 5 | die Verbindung | fer-BIN-doong | connection / line | noun | die Verbindung ist schlecht |
| 6 | die Besprechung | beh-SHPREKH-oong | meeting | noun | in einer Besprechung |
| 7 | sprechen | SHPREKH-en | to speak | verb | du sprichst |
| 8 | zurückrufen | tsoo-RÜK-roo-fen | to call back | verb | Rufen Sie mich zurück. |
| 9 | verbinden | fer-BIN-den | to connect / put through | verb | ich verbinde Sie |
| 10 | ausrichten | OWS-rikh-ten | to pass on (a message) | verb | separable |
| 11 | buchstabieren | bookh-shtah-BEE-ren | to spell | verb | Buchstabe = letter |
| 12 | wiederholen | vee-der-HOH-len | to repeat | verb | Bitte wiederholen! |
| 13 | vereinbaren | fer-INE-bah-ren | to arrange / agree | verb | einen Termin vereinbaren |
| 14 | verschieben | fer-SHEE-ben | to postpone / move | verb | |
| 15 | absagen | AHP-zah-gen | to cancel | verb | separable: ich sage ab |
| 16 | passen | PAH-sen | to suit / to fit | verb | Das passt mir. |
| 17 | langsamer | LAHNG-zah-mer | more slowly | adv | langsam + -er, as in Chapter 4 |
| 18 | gerade | geh-RAH-duh | at the moment / just | adv | gerade am Telefon |
| 19 | am Apparat | ahm ah-pah-RAHT | speaking (on the phone) | phrase | Weber am Apparat |
| 20 | Auf Wiederhören! | owf VEE-der-hur-ren | Goodbye! (on the phone) | phrase | "hearing again" |
Real German Tip — Say Your Name First
Germans typically answer the phone with their surname, not just "Hello": Müller or Müller, guten Tag at home, and company name plus name at work: Firma Schmidt, Weber am Apparat. If someone answers with just their name, that is normal and not rude. When you call, say who you are straight away (Hier ist Smith) and use Sie unless you know the person well.
Real German Tip — Auf Wiederhören
Auf Wiedersehen literally means "until we see each other again". On the phone you can't see the other person, so Auf Wiederhören ("until we hear each other again") is the traditional phone goodbye. You'll hear both, and people often simply say Tschüss or Bis dann to friends, so don't worry if you forget it. Mit wem spreche ich? ("Who am I speaking to?") is a polite way to ask who is calling.
✍️ Try It Yourself — Übungen
Say each answer out loud first, then click to check.
1. Answer the phone at work (formal). Your name is Keller.
Show answer
Keller, guten Tag. (or: Firma …, Keller am Apparat.)
2. Say who you are and ask to speak to Mr Braun.
Show answer
Guten Tag, hier ist Smith. Kann ich bitte Herrn Braun sprechen? (Herr becomes Herrn when it's the object.)
3. You can't hear well. Say so, and ask the caller to repeat and speak more slowly.
Show answer
Entschuldigung, ich verstehe Sie nicht gut. Können Sie das bitte wiederholen und langsamer sprechen?
4. Ask someone to call you back, and give your number: zero one seven one, two three four five.
Show answer
Rufen Sie mich bitte zurück. Meine Nummer ist null eins sieben eins, zwei drei vier fünf.
5. Suggest Tuesday at ten for an appointment. The other person can't — suggest Wednesday instead.
Show answer
Passt es Ihnen am Dienstag um zehn Uhr? · Leider nicht. Geht es am Mittwoch?
6. Say you have to cancel your appointment.
Show answer
Ich muss meinen Termin leider absagen. (Muss in second place, absagen at the end; meinen because Termin is a der-word.)
Coming Up in Chapter 11
You can now cope with a phone call. Next: giving opinions and preferences — saying what you think, agreeing and disagreeing politely, and explaining why.