At Work

Japanese Basic Conversation 3

Chapter 6 · At Work: Meetings, Emails & Colleagues

🏢 At Work — かいしゃで

You have the job; now you have to work in it. This chapter covers the day-to-day language of a Japanese office: greeting colleagues, meetings, reporting to your boss, writing emails and leaving at the end of the day. The new grammar is 〜なければなりません ("must") and 〜なくてもいいです ("need not"), both built on the ない-form. There are also the set phrases that every office worker uses (おつかれさまです, おさきにしつれいします, おせわになっております) and the habit called ほうれんそう. Dialog lines have no romaji; a Hard words note gives readings.

① The First Day — はじめてのしゅっしゃ

A: おはようございます。きょうからはたらきます、スミスです。 Good morning. I start working today. I'm Smith.

A: どうぞよろしくおねがいします。 I look forward to working with you.

B: たなかです。わたしがせんぱいですから、わからないことはなんでもきいてください。 I'm Tanaka. I'm your senior, so ask me anything you don't understand.

A: ありがとうございます。 Thank you.

B: まず、ぶちょうにあいさつしなければなりません。 First, you have to greet the department manager.

B: こちらへどうぞ。 This way, please.

Hard words: しゅっしゃ shussha ("going to work") · せんぱい senpai ("senior colleague") · わからないこと wakaranai koto ("things you don't understand") · なんでも nan demo ("anything") · ぶちょう buchō ("department manager") · あいさつ aisatsu ("greeting")

② Before the Meeting — かいぎのまえ

A: かいぎは 3じからです。 The meeting is from 3 o'clock.

B: しりょうをコピーしなければなりませんね。 I have to copy the materials, don't I?

A: はい、10ぶおねがいします。 Yes, ten copies, please.

B: スミスさんはかいぎではなさなくてもいいですよ。 Mr Smith, you don't have to speak at the meeting.

A: わかりました。メモをとってもいいですか。 Understood. May I take notes?

B: はい、おねがいします。 Yes, please do.

Hard words: かいぎ kaigi ("meeting") · しりょう shiryō ("materials, handout") · コピー kopī ("copy") · 10ぶ jū-bu ("ten copies") · メモをとる memo o toru ("take notes")

③ Reporting — ほうこく・れんらく・そうだん

A: かちょう、いまよろしいですか。 Section chief, do you have a moment?

B: はい、どうしましたか。 Yes, what is it?

A: おきゃくさまのサーバーがうごきません。ほうこくしなければならないとおもいました。 The customer's server isn't working. I thought I had to report it.

B: ありがとう。すぐにおきゃくさまにれんらくしてください。 Thanks. Please contact the customer right away.

A: どうやってなおすか、そうだんしてもいいですか。 May I consult you on how to fix it?

B: もちろん。いっしょにかんがえましょう。 Of course. Let's think about it together.

Hard words: かちょう kachō ("section chief") · よろしいですか yoroshii desu ka ("is it all right?", polite) · サーバー sābā ("server") · うごきません ugokimasen ("isn't working") · なおす naosu ("fix") · そうだん sōdan ("consultation")

④ Writing an Email — メールをかく

A: おきゃくさまにメールをおくらなければなりません。 I have to send an email to the customer.

B: まずけんめいをかいてください。 First, write a subject line.

A: はじめは「おせわになっております」ですね。 The opening is "Thank you for your continued custom", isn't it?

B: はい。おわりは「よろしくおねがいいたします」です。 Yes. The closing is "Yoroshiku onegai itashimasu".

A: おくるまえに、みていただけませんか。 Before I send it, could you please look at it?

B: いいですよ。 Sure.

Hard words: おきゃくさま o-kyaku-sama ("customer") · けんめい kenmei ("subject line") · おせわになっております o-sewa ni natte orimasu ("thank you for your continued support") · みていただけませんか mite itadakemasen ka ("could you kindly look?")

⑤ Leaving Work — おさきに

A: おつかれさまです。しごとはおわりましたか。 Good work today. Have you finished?

B: はい、おわりました。きょうはざんぎょうしなくてもいいです。 Yes. I don't have to work overtime today.

A: では、あしたのしりょうはあしたつくりましょう。 Then let's make tomorrow's materials tomorrow.

B: はい。おさきにしつれいします。 Yes. I'll leave before you.

A: おつかれさまでした。 Thank you for your work.

Hard words: おつかれさまです otsukaresama desu ("thank you for your work") · おわりました owarimashita ("finished") · ざんぎょう zangyō ("overtime") · おさきにしつれいします o-saki ni shitsurei shimasu ("excuse me for leaving first")

⑥ Between Colleagues (casual) — どうりょうと

A: ひるごはん、いっしょにいかない? Want to go for lunch together?

B: ごめん、きょうはしりょうをつくらなきゃ。 Sorry, I've got to make the materials today.

A: そっか。おそくなる? I see. Will you be late?

B: ううん、すぐおわるよ。あしたはいかなくてもいい。 No, it'll be done soon. Tomorrow I don't have to go.

Hard words: つくらなきゃ tsukuranakya (casual 〜なければならない, "have to make") · そっか sokka ("I see") · おそくなる osoku naru ("become late") · いかなくてもいい ikanakute mo ii ("don't have to go")

🔑 Key Phrases — だいじなひょうげん

English	Polite (です / ます)	Casual (friends)
I have to report it.	ほうこくしなければなりません。 Hōkoku shinakereba narimasen.	ほうこくしなきゃ。 Hōkoku shinakya.
You don't have to come.	こなくてもいいです。 Konakute mo ii desu.	こなくてもいいよ。 Konakute mo ii yo.
Thank you for your work.	おつかれさまです / でした。 Otsukaresama desu / deshita.	おつかれ! Otsukare!
I'll leave before you.	おさきにしつれいします。 O-saki ni shitsurei shimasu.	おさきに! O-saki ni!
Do you have a moment?	いまよろしいですか。 Ima yoroshii desu ka.	いまいい? Ima ii?
May I consult you?	そうだんしてもいいですか。 Sōdan shite mo ii desu ka.	そうだん、いい? Sōdan, ii?

🔤 Three Verbs — どうし

Three work verbs, with the 〜なければなりません form added in the last column.

Verb	Polite	Plain	ない-form	て-form	"must"
to finish (おわる, G1)	おわります owarimasu	おわる owaru	おわらない owaranai	おわって owatte	おわらなければなりません owaranakereba narimasen
to begin (はじめる, G2)	はじめます hajimemasu	はじめる hajimeru	はじめない hajimenai	はじめて hajimete	はじめなければなりません hajimenakereba narimasen
to gather (あつまる, G1)	あつまります atsumarimasu	あつまる atsumaru	あつまらない atsumaranai	あつまって atsumatte	あつまらなければなりません atsumaranakereba narimasen

🧰 Grammar Tools — ぶんぽう

1. 〜なければなりません: "must"

Take the ない-form (Chapter 1), drop the final い and add ければなりません: ほうこくしない → ほうこくしなければなりません。 "I must report." Literally "if I don't do it, it won't do". It expresses duty or necessity. The question form asks about an obligation: なにをしなければなりませんか。 "What do I have to do?"

Plain	ない-form	must (〜なければなりません)
いく	いかない	いかなければなりません
かく	かかない	かかなければなりません
たべる	たべない	たべなければなりません
する	しない	しなければなりません
くる	こない	こなければなりません

Other ways to say it: 〜なくてはいけません (a little more personal), 〜なければいけません, and in speech with friends the short 〜なきゃ or 〜なくちゃ (often with the rest of the phrase dropped: いかなきゃ! "I've got to go!").

2. 〜なくてもいいです: "you don't have to"

Take the ない-form, drop い and add くてもいいです: ざんぎょうをしなくてもいいです。 "You don't have to work overtime." It is the "permission not to" version of 〜てもいいです (Chapter 4) and can also be asked: かいぎにでなくてもいいですか。 "Do I not have to attend the meeting?"

Meaning	Japanese
must do	いかなければなりません。
don't have to do	いかなくてもいいです。
must not do	いってはいけません。 (て-form + はいけません; recognise)
may do	いってもいいです。 (Chapter 4)
should do	いったほうがいいです。 (Chapter 4)

Watch out: "must not" is not the same as "don't have to" いかなくてもいいです = "you needn't go" (you may stay). いってはいけません = "you must not go" (forbidden). The first grants freedom; the second forbids. In English "mustn't" and "needn't" are also different, so keep them apart in Japanese too.

3. Workplace set phrases

Phrase	Romaji	When
おつかれさまです	otsukaresama desu	greeting a colleague during the day; thanks for their work
おつかれさまでした	otsukaresama deshita	said to someone leaving, or when work is done
おさきにしつれいします	o-saki ni shitsurei shimasu	when you leave before others
おせわになっております	o-sewa ni natte orimasu	start of an email or phone call to a client or outsider
よろしくおねがいいたします	yoroshiku onegai itashimasu	end of an email; "please take care of this"
いまよろしいですか	ima yoroshii desu ka	asking a superior for a moment of their time

ごくろうさまです sounds similar but is used by a superior to someone below. To a boss or a client, use おつかれさまです.

4. ほうれんそう and the email

ほうれんそう is a wordplay: the name of the vegetable spinach, and the first letters of three duties. A company expects it of every employee:

Part	Word	Meaning
ほう	ほうこく (報告)	report: tell your boss what has happened or how a job is going
れん	れんらく (連絡)	inform: share facts early with those concerned
そう	そうだん (相談)	consult: ask before you decide when unsure

A business email has a fixed shape, shown in a very short example:

けんめい: ごれんらく(スミス)
ABCかいしゃ田中(たなか)さま
おせわになっております。ITサポートのスミスです。
サーバーのことでごれんらくいたします。…
よろしくおねがいいたします。
スミス

Subject: Contact (Smith) · To Mr/Ms Tanaka of ABC Company · Thank you for your continued custom. This is Smith from IT support. I am writing about the server... · Yours sincerely · Smith

📰 Reading — よみもの

A short text. Kanji appear with the reading in brackets. Read it, then answer the true/false questions below.

かいしゃの一日(いちにち)

朝(あさ)9時(じ)にかいしゃにつきます。せんぱいに「おつかれさまです」とあいさつします。10時(じ)からかいぎがあります。かいぎのまえに、しりょうをコピーしなければなりません。ひるはどうりょうといっしょにたべます。ごごはおきゃくさまにメールをかきます。メールのはじめに「おせわになっております」とかかなければなりません。ざんぎょうはしなくてもいいです。6時(じ)に「おさきにしつれいします」といって、うちへかえります。

I arrive at the company at 9 in the morning. I greet my senior with "Otsukaresama desu". There's a meeting from 10. Before the meeting I have to copy the handouts. At noon I eat with my colleagues. In the afternoon I write emails to customers. I have to write "O-sewa ni natte orimasu" at the start of emails. I don't have to work overtime. At 6 I say "O-saki ni shitsurei shimasu" and go home.

Words: つきます tsukimasu (arrive) · ひる hiru (noon, lunch) · ごご gogo (afternoon) · かえります kaerimasu (go home)

1. The writer arrives at the company at 9 o'clock.

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True: 朝9時にかいしゃにつきます.

2. The meeting starts at 9 o'clock.

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False: the meeting is from 10 o'clock.

3. The writer has to start emails with おせわになっております.

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True: はじめに「おせわになっております」とかかなければなりません.

4. The writer must work overtime every day.

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False: ざんぎょうはしなくてもいいです (overtime is not required).

📖 Vocabulary — ごい

20 key words for the workplace. Common kanji appear in brackets.

#	Japanese	Romaji	English	Type
1	かいぎ (会議)	kaigi	meeting	noun
2	しりょう (資料)	shiryō	materials, documents	noun
3	メール	mēru	email	noun
4	ほうこく (報告)	hōkoku	report	noun
5	れんらく (連絡)	renraku	contact, notification	noun
6	そうだん (相談)	sōdan	consultation	noun
7	せんぱい (先輩)	senpai	senior colleague	noun
8	こうはい (後輩)	kōhai	junior colleague	noun
9	どうりょう (同僚)	dōryō	colleague	noun
10	ぶちょう (部長)	buchō	department manager	noun
11	かちょう (課長)	kachō	section chief	noun
12	しめきり (締め切り)	shimekiri	deadline	noun
13	けんめい (件名)	kenmei	subject line	noun
14	おつかれさまです	otsukaresama desu	thank you for your work	phrase
15	おさきにしつれいします	o-saki ni shitsurei shimasu	excuse me for leaving first	phrase
16	おわります (終わります)	owarimasu	finish, end	verb
17	はじめます (始めます)	hajimemasu	begin, start	verb
18	あつまります (集まります)	atsumarimasu	gather	verb
19	つたえます (伝えます)	tsutaemasu	convey, pass on	verb
20	ていしゅつします (提出します)	teishutsu shimasu	submit, hand in	verb

Real Japanese Tip — Senpai, Kōhai and Titles In a Japanese office rank matters. A colleague who joined before you is your せんぱい; one who joined after you is your こうはい. People are usually called by surname + さん, or by surname + title for managers (たなかぶちょう, "Department Manager Tanaka"). Do not use さん after your own name, and do not use first names unless invited.

Real Japanese Tip — The Working Day The working day varies by company. Overtime (ざんぎょう) is common in some firms and discouraged in others, and a colleague saying おさきにしつれいします is normal and not rude. Some offices hold a short morning meeting (ちょうれい). Many business cards (めいし) are exchanged with both hands and a small bow. Do keep a spare supply with you.

Kanji Spotlight — 朝 and 前朝 (asa, chō, morning) is in 朝礼 (chōrei, the morning meeting). 前 (mae, zen, before, front) is in 午前 (gozen, a.m.) and 〜まえに (Chapter 4). Have a look: 朝 ▸ · 前 ▸

✍️ Try It Yourself — れんしゅう

Say each answer out loud first, then click to check.

1. Say "I have to send an email to the customer."

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おきゃくさまにメールをおくらなければなりません。

2. Say "You don't have to come tomorrow."

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あしたこなくてもいいです。

3. Make the "must" form of: のむ, みる, くる.

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のまなければなりません; みなければなりません; こなければなりません

4. Say what you say when leaving the office before others, and what they reply.

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おさきにしつれいします。→ おつかれさまでした。

5. Ask the section chief politely whether you may consult them now.

Show answer

かちょう、いまよろしいですか。そうだんしてもいいですか。

6. Tell a friend casually that you've got to hurry.

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いそがなきゃ! (from いそがない → いそがなきゃ)

At Work

🏢 At Work — かいしゃで

① The First Day — はじめての しゅっしゃ

② Before the Meeting — かいぎの まえ

③ Reporting — ほうこく・れんらく・そうだん

④ Writing an Email — メールを かく

⑤ Leaving Work — おさきに

⑥ Between Colleagues (casual) — どうりょうと

🔑 Key Phrases — だいじな ひょうげん

🔤 Three Verbs — どうし

🧰 Grammar Tools — ぶんぽう

1. 〜なければ なりません: "must"

2. 〜なくても いいです: "you don't have to"

3. Workplace set phrases

4. ほうれんそう and the email

📰 Reading — よみもの

かいしゃの 一日(いちにち)

📖 Vocabulary — ごい

✍️ Try It Yourself — れんしゅう

① The First Day — はじめてのしゅっしゃ

② Before the Meeting — かいぎのまえ

④ Writing an Email — メールをかく

🔑 Key Phrases — だいじなひょうげん

1. 〜なければなりません: "must"

2. 〜なくてもいいです: "you don't have to"

かいしゃの一日(いちにち)